这四个项目管理技术，每位项目经理都应该掌握

项目管理涉及许多行业,需要一系列技能。而将多种多样的知识领域联系在一起的共同主线是项目经理用来完成工作的技术。项目管理技术使项目管理更容易和更有效。这些技术可应用于任何领域或行业的项目,与项目管理软件一起使用,还有助于节省时间和降低成本。

下面是每位项目经理都应该知道的4个项目管理技术,旨在控制项目并引导项目经理成功完成项目。

1、工作分解结构(WBS)

项目无论大小,第一眼看上去都会让人不知所措,要做的事情非常多。那种“直接跳进水里学游泳”的想法解释了项目如何在失去时间和成本中“溺亡”。任何有经验的项目经理都知道,每件事在付诸行动之前都必须先做好计划。

WBS结构是将工作分解成更小的、更易于管理的工作的方法。根据项目管理的知识体系(PMBOK), WBS结构是“按可交付成果所做的、由团队执行的工作层次分解”。

好处:分解和解决

WBS结构由整个团队创建,这个团队识别主要的可交付成果,然后将其细分为越来越小的子可交付成果。这个过程会一直持续,直到团队到达任务可被完成的位置,即谁将得到这个任务。

WBS结构定义和组织项目,也可用来分解任务以外的东西。预算可根据分解计划进行计算,在分支定义不明确的情况下,甚至可以计算风险。

2、甘特图

甘特图是另一种可视化项目管理技术,对于项目经理来说,这种技术有更多的应用。我们以项目管理系统8MSaaS PM为例,讲解甘特图如何应用在项目管理中及其好处。当你在8MSaaS PM中输入或导入WBS结构时,该系统会创建一个贯穿项目生命周期的可视化时间表,包含开始日期和结束日期。

添加开始日期和结束日期会为每个任务创建单独的日程表,你可以看到在整个项目过程中完成每个任务所需要的时间。这能方便你更好安排时间。

如果你在8MSaaS PM上使用在线甘特图,你可以根据需要自由调整日程安排,甚至可以通过点击和拖拽来连接相关任务。某些任务在另一个任务完成之前无法启动,8MSaaS PM可连接这些存在依赖关系的任务,这样团队成员就不会出现停工或受阻碍的问题。

好处:监控资源计划和实际进度

甘特图不仅能帮助你计划和调度一个或多个项目的任务,你还可以计划和安排整个项目,在sprint(指较短工作周期)和里程碑中进行计划,安排团队工作,比较计划日程表和实际日程表。

每个任务都可以分配给单独的团队成员,项目经理可使通知自动化,自动通知即将到来的最后期限,确保项目正常运行。当团队更新状态,这些信息会立即反映在8MSaaS PM中,这样所有人总能保持一致意见。

3、关键路径法(CPM)

CPM方法是项目管理技术的基石。CPM方法要求你构建项目模型,其中包括所有任务的列表或WBS机构、每项任务完成的持续时间、任务与项目终点(如里程碑和可交付成果)之间的依赖关系。

有了这些信息,你就能计算从计划任务到任务完成的最长路径,包括这些任务在不影响项目进度的情况下开始和结束的最早时间和最晚时间。这样你就知道哪些任务对项目来说至关重要,哪些任务有浮动时间,或哪些可在不延长项目日程表的情况下推迟。

因此,作为项目管理技术的CPM方法,无论是否存在浮动时间(不管是依赖任务的自由浮动时间,还是整体项目的总浮动时间),它都是一系列任务,合计得出最长的总持续时间。有了这些信息,你就能计算出完成项目所需的最短时间。

好处:加强优先级排序与决策能力

CPM方法实际上是一种促进决策的算法。通过获取特定数据(开始时间、持续时间、完成时间),CPM方法可以确定哪些活动对于项目成功是最为重要或最为关键。突发事件在任何项目中都会出现,在处理突发事件方面,你可用CPM方法的快速跟踪来应对。

快速跟踪是在关键路径上同时运行多个任务以减少总体项目时间的过程。在任务为非依赖项目时,这种方法才奏效,但它需要更多资源,还可能影响质量。

另一种技术是项目进度压缩。当一个任务由于截止日期较早而必须确定优先级,并且必须分配额外资源来加快完成进度,这时可以使用这种方法。如果有更多可用资源,或者你能使用有浮动时间的任务的资源,项目进度压缩就会有所帮助。但项目进度压缩更多用于紧急状况,因为它会影响关键路径。

总的来说,CPM方法通过优化关键路径上的工作来减少延误。它将可交付成果分解为序列,改进组织工作;将依赖关系可视化,对任务进行优先排序;帮助计算浮动时间,从而更好地分配资源,提高效率。

4、看板

看板在日语中是布告板的意思,由丰田公司一位工业工程师研发,用作提高生产效率,经常用于精益生产和即时制造。就像其翻译的名字一样,看板看起来就像一块板上的一系列卡片,用于可视化工作流。看板用作项目管理技术,通过强调持续交付而不给团队带来太多麻烦,帮助监控和管理项目,有助于项目团队更有效地协同工作。

好处:限制正在进行的工作,管理流程

看板帮助团队成员将他们今天必须完成的工作可视化,在其他更广泛的背景下看到他们的任务。这方便项目经理限制正在进行的工作量,平衡工作流,避免给团队带来过重的负担。

板上卡片可以按优先级排序,因此工作流得到了改进。一旦任务完成,卡片会被移到下一栏,团队成员就会开始处理他们待办事项栏最上面的卡片。

看板项目管理技术营造了持续协作的环境,支持团队修补和改进工作流,尤其适用于敏捷项目,但看板也可以应用于其他任何项目,并被更多视觉思考者所接受。

以上项目管理最佳技术的应用,均能在8MSaaS PM项目管理系统实现。作为市场上广受欢迎的项目管理工具,8MSaaS PM为项目管理者提供了强大的技术支持,不仅帮助企业优化项目管理流程,也方便了项目管理者更合理地把控各个环节。想又快又好地交付项目,就来申请8MSaaS PM项目管理软件免费试用吧:

（编辑：ASP站长网）